Укрпошта закуповує у відповідності до Закону України «Про публічні закупівлі», тому при проведенні тендерів, пропозиція учасника має повністю відповідати вимогам тендерної документації і тому навіть формальна помилка буде підставою для відхилення.

Нажаль, за статистикою Укрпошти майже 50% відхилень пов’язане з «людським фактором», тому ми зібрати тут найчастіші помилки, щоб уберегти учасників, від їх повторення у майбутньому.
Співробітники учасника, що відповідають за участь у тендерах, часто забувають завантажити один з документів або завантажують невірний документ, тому

8 порад для якісної Пропозиції:

  • ПОРАДА 1: після подання пропозиції, потрібно по списку (Додаток 4 до тендерної документації Укрпошти) перевірити коректність та наявність всіх документів. Краще за все, якщо завантажувати в систему буде один співробітник, а перевіряти– інший.
    Тендерна документація складається з 2х основних частин – безпосередньо тендерна документація (документи згідно з Законом: кваліфікаційні критерії, довідки на відповідність ст. 17 Закону) та додатки до неї (технічна специфікація). В тендерній документації важливо звертати увагу на такі речі:
    – Мова: ми просимо надавати всі документи виключно українською, навіть презентації Вашого досвіду та технічні описи обладнання;
    – Забезпечення пропозиції: якщо документацією вимагається забезпечення, то має бути надана електрона банківська гарантія підписана електронним цифровим підписом. Важливо – тендерний комітет під час розгляду пропозицій має перевірити достовірність підпису на гарантії. На цьому етапі часто виникають проблеми, тому що співробітник учасника не завантажує в систему ЕЦП (електронний цифровий підпис, зазвичай формату PKCS#7).
  • ПОРАДА 2: не змінюйте назву файлу банківської гарантії та самостійно перевірте електронний підпис після завантаження пропозиції на майданчик.
  • ПОРАДА 3: гарантія має бути видана на суму зазначену в пропозиції та не містити будь-яких умов її стягнення. Тобто, якщо в гарантії написано, наприклад, «що сума гарантії складає будь яку суму, але не менше ХХ грн.», то така гарантія буде відхилена, оскільки «будь яка сума» дає можливість зменшити суму гарантії. Також є помилкою, коли зазначено, що гарантія «вводиться в дію відповідно до умов договору, укладеного між банком та учасником торгів». Гарантія з таким текстом також є неправильною і буде відхилена, оскільки договір може містити додаткові умови введення гарантії в дію, тобто така гарантія не є безумовною.
    – Кваліфікаційні вимоги: зазвичай це Додаток 1 тендерної документації, і кваліфікація має бути підтверджена листом довільної форми про аналогічний
    договір(и) та листом-відгуком.
  • ПОРАДА 4: якщо вимоги містять інформацію щодо кількості аналогічної поставки товару (обсягів послуг), то інформація щодо кількості (обсягів послуг) має обов’язково міститися в наданих документах. Зазвичай ми просимо щоб лист-відгук містив посаду, ПІБ та контактний номер особи, що його надала. Відсутність такої інформації може стати підставою для відхилення.
    – Технічна специфікація: не містить вимог “які не дуже важливі і потім їх можна завантажити/надати/підтвердити”. В технічній специфікації міститься інформація щодо конкретних технічних характеристик предмета закупівлі (наприклад, діагональ рулону або підтримка спеціальних кодів для зчитування, або відстань від АЗС до відділення замовника, і т.д.), абсолютна вся інформація, що зазначена у технічній специфікації, повинна бути відображена у пропозиції учасника.
  • ПОРАДА 5: Пропозиція учасника повинна відповідати усім вимогам технічної специфікації предмету закупівлі.
    За статистикою в публічних закупівлях понад 70% перемагають компанії, що на етапі подачі пропозицій надали найкращу цінову пропозицію. Така стратегія дозволяє отримати право останнього ходу в електронному аукціоні. Тобто такий учасник бачить як в аукціоні зменшили свої пропозиції конкуренти і має можливість надати найкращу пропозицію.
  • ПОРАДА 6: при формуванні пропозиції керуйтеся стратегією, яка забезпечить найкращу ціну перед початком аукціону.
  • ПОРАДА 7: не відкладайте подачу пропозиції на останню годину, завантаження документів зазвичай займає певний час. Забезпечте надійний доступ до послуги Інтернет під час аукціону, щоб не пропустити власний хід.
  • ПОРАДА 8: Переможець закупівлі протягом 5 календарних днів після публікації повідомлення про намір укласти договір має надати окрім стандартного пакету установчих документів 2 довідки: “про відсутність заборгованості із сплати податків і зборів” (отримати в ДФС) та “про не притягнення за корупційні правопорушення” (отримати в Національній поліції). На отримання цих документів потрібно від 5 до 10 робочих днів, тож подбайте про них заздалегідь.

Інформацію щодо закупівель, які проводяться із застосуванням електронних засобів ви можете отримати звернувшись до системи електронних закупівель «Prozorro».