Укрпошта закуповує у відповідності до Закону України «Про публічні закупівлі», тому при проведенні тендерів пропозиція учасника має повністю відповідати вимогам тендерної документації і навіть формальна помилка буде підставою для відхилення.

Нажаль, за статистикою Укрпошти, майже 50% відхилень пов’язане з «людським фактором», тому ми зібрали тут найчастіші помилки, щоб убезпечити учасників від їх повторення у майбутньому. Одна з найпоширеніших помилок це завантаження невірного або відсутність відповідного документу у пропозиції, тому ПОРАДА 1: Після подання пропозиції потрібно по списку (Додаток 4 до тендерної документації Укрпошти) перевірити коректність та наявність всіх документів та їх зміст. Краще за все, якщо завантажувати в систему буде один співробітник учасника, а перевіряти– інший.

В тендерній документації важливо звертати увагу на такі речі:
ПОРАДА 2: Ми просимо надавати всі документи виключно українською мовою, презентації Вашого досвіду та технічні описи обладнання повинні також бути складені українською мовою. Документи які вимагаються тендерною документацією від третіх сторін (сертифікати, листи, авторські права тощо) повинні бути завантажені у систему мовою оригіналу та містити переклад на українську мову;
ПОРАДА 3: якщо тендерною документацією вимагається забезпечення пропозиції, то має бути надана електронна банківська гарантія, підписана електронним цифровим підписом. Важливо: тендерний комітет під час розгляду пропозицій має перевірити достовірність підпису на гарантії. На цьому етапі часто виникають проблеми, тому що співробітник учасника не завантажує в систему ЕЦП або завантажує частину файлів. Також просимо Вас не змінювати назву файлу банківської гарантії, завантажуйте всі файли, що вам були надані банком та самостійно перевірте електронний підпис після завантаження пропозиції на майданчик. Перевірити банківську гарантію можливо за інструкцією, що надрукована на банківській гарантії (детальна інструкція розміщується після тексту гарантії).
Гарантія має бути видана на суму, зазначену в пропозиції, та не містити будь-яких умов її стягнення. Тобто, якщо в гарантії написано, наприклад, що «сума гарантії складає будь-яку суму, але не менше ХХ грн.», то така гарантія буде відхилена, оскільки «будь-яка сума» дає можливість зменшити суму гарантії (ознайомтесь з порадами АМКУ від 19/09/2017 року за посиланням:
Також є помилкою, коли зазначено, що гарантія «вводиться в дію відповідно до умов договору, укладеного між банком та учасником торгів». Гарантія з таким текстом також є неправильною і буде відхилена, оскільки договір може містити додаткові умови введення гарантії в дію, тобто така гарантія не є безумовною.

ПОРАДА 4: Якщо кваліфікаційні вимоги містять інформацію щодо кількості аналогічної поставки товару (обсягів послуг), то інформація щодо кількості (обсягів послуг) має обов’язково міститися в наданих документах. Зазвичай ми просимо щоб лист-відгук містив посаду, ПІБ та контактний номер особи, що його надала. Відсутність такої інформації може стати підставою для відхилення.

Технічні, якісні та кількісні характеристики предмету закупівлі не містять вимог “які не дуже важливі і потім їх можна завантажити/надати/підтвердити”. В технічній специфікації міститься інформація щодо конкретних технічних характеристик предмета закупівлі (наприклад, діагональ монітору або підтримка спеціальних кодів для зчитування, або відстань від АЗС до відділення замовника, і т.д.), абсолютна вся інформація, що зазначена у технічній специфікації, повинна бути відображена у пропозиції учасника. ПОРАДА 5: Пропозиція учасника повинна відповідати усім вимогам технічної специфікації предмету закупівлі.

За статистикою, в публічних закупівлях у більш ніж 70% випадків перемагають компанії, що на етапі подачі пропозицій надали найнижчу ціну. Така стратегія дозволяє отримати право останнього ходу в електронному аукціоні. Тобто такий учасник бачить, як в аукціоні зменшили свої пропозиції конкуренти, і має можливість надати найкращу пропозицію. ПОРАДА 6: При формуванні пропозиції керуйтеся стратегією, яка забезпечить найкращу ціну перед початком аукціону.

ПОРАДА 7: Не відкладайте подачу пропозиції на останню годину, завантаження документів зазвичай займає певний час. Забезпечте надійний доступ до послуги Інтернет під час аукціону, щоб не пропустити власний хід.

ПОРАДА 8: Переможець закупівлі протягом 5 календарних днів після публікації повідомлення про намір укласти договір має надати, окрім стандартного пакету установчих документів, 2 довідки: “Про відсутність заборгованості із сплати податків і зборів” (отримати в ДФС) та “Про відсутність не знятої чи непогашеної у встановленому порядку судимості за злочини, вчинені з корисливих мотивів” (отримати в Національній поліції). На отримання цих документів потрібно від 5 до 10 робочих днів, тож подбайте про них заздалегідь.

Інформацію щодо закупівель, які проводяться із застосуванням електронних засобів, ви можете отримати, звернувшись до системи електронних закупівель «Prozorro».

Чекаємо Ваших пропозицій та бажаємо успіхів!